Software para centro de estética: cabinas y bonos

Programa para centro de estética: seis preguntas antes de elegir

Casi todos los programas para centro de estética enseñan la misma lista: agenda, reservas online, fichas de clientas, bonos, recordatorios. La diferencia está en el detalle, y el detalle solo aparece cuando se hace una pregunta concreta. Estas seis sirven igual en una demostración, en un periodo de prueba o en una llamada comercial.

Las dos últimas son las que menos se preguntan y las que más pesan al cabo de dos años. Una cuota baja con un coste por empleado, o un contrato anual que no se puede cortar, cambia la cuenta en cuanto el equipo crece o el programa deja de convencer.

• ¿La agenda reserva a la vez la esteticista y la cabina, con el tiempo de limpieza entre dos clientas?
• ¿El bono se descuenta solo en cada visita, y la clienta ve cuántas sesiones le quedan?
• ¿La clienta puede pagar online al reservar, el tratamiento completo o una señal, y lo decido yo tratamiento por tratamiento?
• ¿Dónde reserva la clienta: en su web y su ficha de Google, o en un directorio que enseña otros centros al lado?
• ¿Cuánto cuesta cada esteticista de más, y hay cuota de alta o permanencia?
• Si un día se va, ¿le devuelven su fichero de clientas, en qué formato y en qué plazo?

Cuánto cuesta un software para centro de estética

Los precios publicados van de cero a más de cien euros al mes, y casi nunca incluyen lo mismo. Para compararlos hay que fijar un caso: un centro con tres esteticistas, en cuota mensual y sin IVA, con las tarifas que cada proveedor publica en su propia web, leídas el 25/09/2026.

La cuota no lo es todo. Pregunte también por lo que se cobra al usar el programa: los mensajes, los pagos con tarjeta y, sobre todo, las comisiones por cliente nuevo. Booksy, por ejemplo, aplica un cargo único del 30 % sobre la primera visita de cada cliente que le trae su función Boost, si usted la activa. En Traxo no hay comisión por cita ni por clienta nueva; los cobros online llevan un 3 %.

Con estas cifras, Traxo cuesta más que Booksy o Koibox para tres esteticistas. La diferencia está en lo que se paga: una web a su nombre, donde la clienta reserva sin ver los centros de su barrio al lado. Si lo que busca es la caja, el stock y la facturación en un solo programa, un software de gestión completo le encajará mejor.

• Booksy Biz: 34,99 € al mes para una persona, más 8 € por cada empleado adicional. Con tres esteticistas, 50,99 € al mes, es decir 611,88 € el primer año.
• Koibox Basic: 30 € al mes, con 3 usuarios, 5 cabinas y página web, 360 € el primer año. El plan Gold, a 40 € al mes, sube a 5 usuarios y 10 cabinas.
• Flowww Boss: 59 € al mes más 190 € de puesta en marcha; su módulo web cuesta 20 € al mes aparte. Con la web, 1.138 € el primer año.
• Traxo Pro: 100 € al mes sin permanencia, o 80 € al mes pagando el año de una vez (960 €), hasta seis cuentas, con la web, la ficha de Google y el programa de fidelización por puntos.

Cabinas, aparatos y tiempos que no salen en la carta

En un centro de estética, la hora no la marca solo la esteticista. Un tratamiento facial necesita una cabina con camilla; una depilación láser, además, el aparato, que a veces se comparte entre dos cabinas; unas uñas de gel, un puesto de manicura. Si el programa solo mira quién está libre, ofrece huecos que la sala no puede dar.

Luego están los tiempos que la clienta no ve: preparar la cabina, cambiar la camilla, retirar el producto, dejar secar un esmalte. Metidos en la duración de cada servicio, o como pausa entre dos clientas, evitan el retraso que se arrastra toda la tarde. Y cuando una clienta encadena dos servicios, lo útil es que la agenda busque un solo hueco seguido en lugar de dejarla esperando entre uno y otro.

Bonos: lo que conviene dejar por escrito

El bono ordena la tesorería de un centro: se cobra hoy y se trabaja durante meses. También es lo que provoca discusiones en el mostrador cuando las condiciones nunca se escribieron. Cuatro reglas bastan, siempre que la clienta las vea antes de pagar.

En los tratamientos que van por sesiones espaciadas, como la depilación, el recordatorio para pedir la siguiente cita es lo que hace que el bono se termine. Una clienta que deja pasar varias semanas sin reservar corre el riesgo de dejarlo a medias, y un bono a medias rara vez se renueva.

• El plazo para usar las sesiones, y qué pasa con las que queden al vencer.
• Si una cita anulada fuera de plazo, o a la que la clienta no viene, cuenta como sesión consumida.
• Si el bono es personal o puede usarlo otra persona.
• Si se puede cambiar de tratamiento a mitad de bono, y a qué precio.

La ficha de la clienta y los datos de salud

Una buena ficha evita repetir preguntas: el tipo de piel, los productos que ya se usaron, la esteticista que prefiere, lo que no funcionó la última vez. Es lo que hace que la segunda visita salga mejor que la primera, sobre todo cuando la atiende otra persona del equipo.

Pero una alergia, un embarazo o una contraindicación no son una nota cualquiera. El Reglamento General de Protección de Datos incluye los datos relativos a la salud entre las categorías especiales de su artículo 9, con reglas más estrictas que el resto. En la práctica: anote solo lo que necesita para trabajar con seguridad, explique a la clienta para qué lo guarda y quién del equipo lo ve, y pregunte a cualquier proveedor dónde se alojan esos datos y qué hace con ellos si deja de trabajar con él.

TPV, facturación y Verifactu

Muchos programas de estética son también un TPV: cobran en el mostrador, emiten el ticket y llevan la caja. Si es su caso, mire además el calendario de Verifactu. Según la Agencia Tributaria, tras el Real Decreto-ley 15/2025, quien tributa por el Impuesto sobre Sociedades debe tener adaptado su sistema de facturación antes del 1 de enero de 2027, y el resto de obligados, autónomos incluidos, antes del 1 de julio de 2027.

Pida a su proveedor, por escrito, que le confirme que su programa estará adaptado en esa fecha. Traxo no es un TPV ni sustituye a su programa de facturación: cobra la señal o el tratamiento cuando la clienta paga online al reservar, y lo que se cobra en el mostrador sigue pasando por su caja.

Cambiar de programa sin perder a sus clientas

Lo que da miedo al cambiar no es el programa nuevo, es el fichero: años de clientas, teléfonos y notas. Antes de firmar con nadie, pida a su proveedor actual una exportación de prueba, con nombre, teléfono, correo e historial, y compruebe que se abre en una hoja de cálculo. Si no se la dan ahora, ya sabe lo que pasará el día que quiera irse.

Mire también las condiciones de salida: la permanencia, el preaviso y lo que ocurre con lo ya pagado en un plan anual. Y compruebe quién figura como titular de su ficha de Google: el Perfil de Empresa debe estar a su nombre, no al de un proveedor.

En Traxo, la modalidad mensual es sin permanencia y la anual se paga de una vez por doce meses. Importamos su fichero al empezar, y su ficha de Google sigue siendo suya. Si se da de baja, la web y el dominio terminan con la suscripción; su fichero de clientes se le devuelve si lo pide en un plazo de 30 días y después se borra.